Entrevistas en Radio y Televisión: como estar preparado y no morir en el intento.

Hoy en día que los medios de comunicación tienen un gran alcance, también encierran un inmenso poder, pueden hacer lucir como un principiante al mas experimentados de los comunicadores. Los medios ofrecen una excelente oportunidad para poder transmitir un mismo mensaje a grandes audiencias de manera simultánea.

Sin embargo, toda gran oportunidad conlleva un gran desafío pero con una correcta preparación y un enfoque acertado cualquiera puede ser un comunicador efectivo.

Dado que la televisión es un medio básicamente visual, el porte y el estilo de comunicación que tenga la persona que esta transmitiendo un mensaje ( en este caso el mensaje que nosotros queremos reproducir) es quizás tanto más importante que lo que tiene que decir. Por otra parte el aumento de ¨titulares¨ o ¨frases con impacto¨ ( sound-bite journalism) que se busca hoy desde el periodismo hace que sea imperioso aprovechar cada una de las oportunidades que se presentan para transmitir un mensaje claro y conciso.

En base a esto, la preparación que debe tener quien se someta a los medios de comunicación se basará en 3 elementos a saber: 1) desarrollo de mensaje; 2) ¨packaging¨ o sea, la forma en la que ese mensaje será transmitido y 3) porte o aspectos de la comunicación no verbal. Nuestro trabajo como profesionales de Relaciones Públicas es lograr que nuestro cliente demuestre confianza, control y credibilidad durante la entrevista y logra convencer a la audiencia de su mensaje.

Algunas cuestiones a tener en cuenta para esta preparación o ¨media coaching¨ son:

Establecer la condiciones básicas de la entrevista.

Como en cualquier entrevista es necesario realizar algunas preguntas para asegurarnos de que entendemos el contexto de la misma, como por ejemplo:

Que tipo de programa es este?

Cual es su audiencia primaria o su público?

Es el periodista una persona informada sobre el tema, es un especialista? Tiene una posición política clara?

Donde encaja nuestra historia?

Como es el formato de la entrevista?

Será en vivo o grabado?

La entrevista se editará o saldrá al aire sin editar?

Será uno a uno o en formato talk-show?

Será en el estudio o de manera remota?

Teniendo respuesta a todas estas preguntas sabremos con certeza que mensajes podremos comunicar ya sea de la compañía, de un producto o de un tema específico.

Definir el mensaje.

La duración de las entrevistas en televisión suelen ser breves, por lo tanto el tiempo para transmitir un mensaje es relativamente limitado. Entendiendo el consejo, lo más útil es tomar dos o tres mensajes resonantes para el periodismo y para el público también. Es necesario entonces hacer foco en esos mensajes, encontrar la mejor forma de comunicarlos y repetirlos reiteradas veces durante la entrevista.

Un excelente ejercicio es, cuando se esta trasmitiendo un mensaje pensar como un abogado en juicio; es necesario proveer a nuestro cliente (en este caso el entrevistado) con pruebas e información objetiva para que éste pueda apoyarse en esa información a partir de las afirmaciones que realice. Puede suceder que algunos clientes quieran intervenir en el desarrollo y creación de lo mensajes, nuestro trabajo como profesionales de Relaciones Publicas es asegurarnos que nuestro mensaje sea conciso, creíble, defendible y memorable.

Anticiparse a las preguntas.

Los voceros, los ejecutivos o los entrevistados se sienten mucho mas a gusto en una entrevista cuando están preparados. Nuestra estrategia debe incluir el anticiparnos a las preguntas que el entrevistador pudiera realizar, preguntas tanto básicas como las menos esperadas (síndrome de la ultima pregunta).

Por tal motivo es importante desarrollar un cuestionario de preguntas y respuesta para practicar con quien será entrevistado; este cuestionario debe incluir desde preguntas básicas y amigables hasta las impensadas y hostiles, las preguntas deberán incluir en lo posible los mensajes centrales a los cuales me referí en un punto anterior. Siempre es mejor estas ¨sobre preparado¨ que ser tomado por sorpresa.

Este cuestionario siempre puede ser adaptado según quien definamos que sea el entrevistador y esta, es una de las tácticas más utilizadas al realizar ¨media coaching¨.

Practica, practica y practica.

Nada es mejor que practicar para hacer frente a las entrevistas televisadas, para esto es necesario contar con una guía de preguntas y respuestas ( como hemos mencionado anteriormente), repasarlas varias veces e ir ¨puliendo¨ las respuestas hasta que el entrevistado se sienta cómodo con las mismas. A través de este proceso podemos identificar claramente que mensajes estamos transmitiendo, si las respuestas son lo suficientemente concisas y si tenemos evidencias o pruebas que fundamenten nuestras respuestas.

Es importante convencer a nuestro entrevistado a practicar estrategias conocidas como ¨ bridging and blocking¨, esta estrategia consiste en desviar determinadas preguntas para hacerlas coincidir con nuestros mensajes centrales o nuestra agenda y de este modo bloquear la intención original de la pregunta; algunas frases que habitualmente se utilizan para esto son: ¨el problema real aquí es...¨ o ¨ esa es un interesante pregunta pero pongamos en perspectiva...¨.

Otra táctica es ¨generar titulares¨ (como habitualmente se dice en el periodismo) consiste en comenzar siempre con nuestro mensaje clave, esto es particularmente efectivo para los recortes de frases o sound-bites que los medios de comunicación realizan todos los días. También es importante remarcar puntos centrales de nuestros mensajes a través de frases como por ejemplo: ¨ todo se resume a.. ¨ o ¨el punto central de la discusión es...¨.

Parte de la practica que aquí mencionamos se completa por ejemplo con observar videos de entrevistas exitosas y entrevistas desastrosas; las redes sociales hoy brindan un catalogo inmenso de estas situaciones. De este modo y al contar con una biblioteca digital sobre diversos tipo de entrevistas podemos capacitar a nuestro entrevistado sobre que hacer y que no hacer durante una entrevista televisada.

Por último, vence el pánico escénico.

En posteos anteriores he hablado sobre le pánico escénico y las dificultades que algunos oradores experimentan al hablar en público, del mismo modo he comentado sobre tareas o actividades que apuntan a reducir el estrés y la presión que estas situaciones pueden producir.

Ahora bien, si la preparación para una entrevista es un cambio largo de recorrer, porque se debe lograr que entrevistado se sienta confiado y cómodo con su performance, también es importante tener en cuenta estas pequeñas ayudas:

1) Llegar temprano al lugar de la entrevista para familiarizarse con todos contexto ( luces, estudio television, maquilladoras, vestimenta, etc.)

2) Pensar en positivo y visualizar el éxito de la entrevista

3) Pensar la entrevista como una charla con otra persona, dejando de lado la gran audiencia que puede estar observándonos.

4) Reflexiona sobre toda la preparación previa, esto permite que el entrevistado gane confianza y este en control para enfrentar la entrevista.

Es importante recordar que siempre pueden suceder imprevistos en entrevistas sobre todo si las mismas son en vivo, eso claramente no podremos controlarlo pero al poner en práctica estos pequeños consejos, seguramente estemos más preparados para afrontar cualquier inconveniente.